Digitalizacija fakultetskog poslovanja

Sceduly je cjelovito programsko rješenje za složene izazove akademskog planiranja. Napredna arhitektura osigurava bržu i precizniju izradu rasporeda, maksimalno otpornu na pogreške.

Ključne funkcionalnosti i prednosti
• Jednostavna migracija: Automatski uvoz svih potrebnih podataka iz ISVU-a i drugih sustava (npr. aSc).
• Interaktivno planiranje: Dinamično drag-and-drop sučelje s automatskim poravnavanjem prema nastavnim satima i pauzama.
• Sigurno okruženje (Draft mode): Radne verzije rasporeda ostaju skrivene od studenata dok se jednim klikom službeno ne objave.
• Decentralizacija: Delegiranje izrade rasporeda na odjele ili nositelje kolegija uz potpun centralni nadzor.
• Detekcija konflikata: Proaktivna provjera preklapanja za dvorane, nastavnike, praznike i individualne studentske obveze (upisne liste) u stvarnom vremenu.
• Pametno upravljanje resursima: Lako kreiranje ponavljajućih termina, nadzor odstupanja od plana nastavnih zaduženja, te upravljanje s više lokacija (podružnice).
• Višekanalna distribucija obavijesti: Automatsko generiranje personaliziranih (individualnih) rasporeda za studente i nastavnike, emitiranje rasporeda u stvarnom vremenu na TV ili tablete pokraj svake učionice, te pozadinsko slanje e-mail obavijesti studentima i nastavnicima pri svakoj izmjeni.

Tehnologija i performanse
Asinkrona in-memory obrada i napredne tehnike renderiranja sadržaja jamče trenutačan odziv, stabilnost i skalabilnost, neovisno o veličini ustanove.

Usklađenost s akademskim procesima
Sustav prirodno prati hodogram visokog učilišta osiguravajući kontinuitet podataka kroz sve faze:
1. Elaborati i Red predavanja: Izravno oslanjanje na elaborate i usvojeni red predavanja.
2. Planiranje nastavnih zaduženja: Oslanjanje na plan nastavnih zaduženja (nastavne norme).
3. Izrada rasporeda: Efikasno generiranje rasporeda neposredno prije početka nastave, prema podacima iz prethodnih koraka.
4. Operativna agilnost: Brze mikrokorekcije tijekom godine uz automatske obavijesti.

Uvoz rasporeda iz ASC Timetable softvera.

Evidencija nastave
Automatska i/ili ručna evidencija nastave omogućava automatsku izradu izvještaja o održanoj nastavi i normiranje rada prema norma i KUZVO satima. Za automatsku evidenciju potrebno je imati ili kupiti čitače kartica. Nastavnici se evidentiraju karticama.

Evidencija prisutnosti
Automatska i/ili ručna evidencija prisutnosti studenata. Za automatsku evidenciju prisutnosti potrebno je imati ili kupiti i ugraditi čitače kartica. Studenti se evidentiraju iksicama.

Modul omogućava digitalizaciju elaborata studijskih programa. Podaci iz elaborata dalje se koriste u modulima kao što su Red (plan) predavanja, Planiranje nastavnih zaduženja, itd.

Konstruktivno poravnanje
Modul omogućava usklađivanje planiranih ishoda s načinima poučavanja i vrednovanja - odnosno proces koji se naziva konstruktivno poravnanje.

Matrica ishoda
Matrica ishoda učenja studijskog programa automatski se generira.

Vrednovanje studenata po ishodima učenja
U skladu sa Zakonom o visokom obrazovanju, ovaj modul omogućava i evidenciju uspješnosti ostvarenih ishoda učenja studenata.

Red (plan) predavanja sadrži popis kolegija koji će se izvoditi u sljedećoj akademskoj godini. Popis kolegija automatski se generira iz svih odobrenih verzija elaborata studijskih programa. Popis kolegija i nastavnike moguće je uređivati.

Erasmus katalog
Kroz izradu reda predavanja moguće je označiti kolegije koji će biti sadržani u tablici Erasmus kataloga. Katalog se generira automatski, te sadrži syllabuse kolegija na engleskom jeziku.

Mogućnost planiranja nastavnih zaduženja po odjelima. Iz tablice planiranih nastavnih zaduženja moguće je automatski generirati tablice zaduženja svakog pojedinog nastavnika prema norma i/ili KUZVO satima kako bi se olakšala ravnomjerna raspodjela nastavnih opterećenja.

Modul omogućava dobivanje preciznih podataka za izradu rasporeda, prije završetka službenih upisa studenata.

Ovaj modul omogućava digitalizaciju stručne prakse kroz digitalno potpisane uputnice, potvrde o početku obavljanja stručne prakse, dnevnik rada, izvješća, itd. Tvrtke partneri također prate i evaluiraju studente kroz sustav.

Prijave završnih i diplomskih radova
Modul omogućava digitalizaciju administrativnih procedura vezanih za prijavu završnog i diplomskog rada kao što su: uparivanje studenta i mentora, prijava rada, prijava obrane, imenovanje povjerenstva, generiranje zapisnika, te javna objava.

Prijave završnih ispita
Modul omogućava digitalizaciju administrativnih procedura vezanih za prijavu završnog ispita kao što su: prijava ispita, imenovanje povjerenstva, generiranje zapisnika, te javna objava.

Sustav za osiguranje kvalitete u visokom obrazovanju prema smjernicama AZVO-a. Modul omogućava planiranje aktivnosti i praćenje pokazatelja u procesima samoanalize, akreditacije, reakreditacije i naknadnog praćenja (follow-up).

Ovaj modul omogućuje obradu pristupnih obrazaca i učinkovito upravljanje bazom podataka članova Alumni udruga i udruženja na ustanovi.

Kroz modul Evidencija radnog vremena moguće je evidentirati radno vrijeme, godišnje odmore, bolovanja, itd., uz mogućnost preuzimanja raznih izvještaja. Sustav evidentira i normirane oblike rada (nastavu). Evidencije se vode automatski ako zaposlenici prisutnost evidentiraju elektronički (karticama).

Zahtjev za godišnjim odmorom
Modul omogućava kreiranje zahtjeva za godišnjim odmorom, te automatsko generiranje odluke o korištenju dijela godišnjeg odmora.

Zahtjev za kolektivnim godišnjim odmorom
Modul omogućava kreiranje zahtjeva za kolektivnim godišnjim odmorom, te automatsko generiranje obavijesti o trajanju i razdoblju korištenja godišnjeg odmora za sve zaposlenike.

Modul omogućava slanje zahtjeva i generiranje putnih naloga. Zahtjeve i putne naloge moguće je potpisati digitalnim potpisom.

Izrada ugovora za vanjske suradnike. Vanjski suradnik unosi osobne podatke i prilaže potrebnu dokumentaciju, na temelju čega se izrađuje ugovor koji se može elektronički potpisati.

Izrada plana nabave za odjel. Planovi svih odjela kombiniraju se u cjeloviti plan nabave za ustanovu.

Zahtjev za jednostavnom nabavom
Modul omogućava slanje zahtjeva za jednostavnom nabavom. Zahtjev prolazi kroz potrebne korake odobrenja, uključujući i odobrenja drugih osoba - vlasnika sredstava (organizacijske jedinice).

Izvori financiranja
Za svaku osobu moguće je definirati izvore financiranja (organizacijske jedinice) kao što su glavarina, razni projekti i sl. Izvori financiranja mogu se voditi po godinama.

Narudžbenice se mogu automatski izraditi iz zahtjeva za jednostavnom nabavom. Za svaku stavku moguće je definirati CPV kod kroz jednostavnu pretragu CPV kodova.

Modul omogućava zadavanje jednokratnih ili ponavljajućih aktivnosti odjelima i/ili osobama. Popis aktivnosti prikazan je u kalendaru, uz redovite tjedne podsjetnike putem e-pošte. Zadužene osobe imaju mogućnost označavanja statusa aktivnosti (nije započeto, u postupku, dovršeno) i podnošenja izvješća te dodavanja priloga.

Primjer druge upotrebe: Investicijsko održavanje
Održavanje strojeva i strojnih sustava obuhvaća određene aktivnosti i zadatke koje je potrebno periodički izvršavati kako bi strojevi i strojni sustavi ispravno funkcionirali i kako bi se spriječili kvarovi. Ovaj modul olakšava upravljanje periodičkim, korektivnim i preventivnim održavanjem strojeva i ostalih tehničkih sustava na ustanovi.

Aktivnosti zaposlenika sadrže podatke o nastavnoj, izdavačkoj, stručnoj i znanstvenoj djelatnosti, te institucijskom doprinosu nastavnika u akademskoj godini. Omogućava praćenje aktivnosti s ciljem nagrađivanja najproduktivnijih zaposlenika.

Modul Upravljanje objektima (facility management) omogućuje cjelovito upravljanje zgradama i prostorima te evidenciju cjelokupne (znanstvene) opreme na ustanovi. Sustav podržava imenovanje odgovornih osoba za specifične prostorije (npr. voditelj laboratorija) te omogućuje praćenje statusa opreme kroz zaduženja ili posudbe.

Dijeljenje resursa
Modul podržava model suradnje u kojem jedna institucija djeluje kao vlasnik, a druge kao korisnici resursa. Ovaj pristup, usklađen s modernim konceptom "Space as a Service" (SPaaS), omogućuje zajedničko korištenje laboratorija i opreme, čime se izbjegava dupliciranje investicija i maksimizira iskoristivost imovine (asset utilization).

Modul omogućava jednostavno sučelje za prijavu nedostataka (kvarova) relevantnim stručnim službama. Zadužena osoba (odjel) postupa po prijavi i u sustavu bilježi status zahtjeva (u postupku/riješeno).

Modul omogućuje potpunu digitalizaciju svih papirnatih obrazaca na ustanovi, čime se također eliminira potreba za popunjavanjem obrazaca u Wordu i slanje mailovima.

To su obrasci koji su često dio nekog pravilnika (npr. Zahtjev za rad na drugoj ustanovi, Zahtjev za terensku nastavu, Zahtjev za demonstratora, zahtjevi za izdavanje raznih potvrda, itd.). Izgled i polja obrazaca mogu se prilagoditi potrebama svake ustanove. Svaki obrazac može imati više potpisnika, te vlastitu KLASU i UR.BROJ.

Ankete mogu biti javne i privatne (samo za osobe na ustanovi), te obvezne ili izborne. Za svaku anketu može se odrediti grupa (odjel, studenti, i sl.) koja ju treba popuniti.

Studentske ankete
Anonimne* ankete kojima se prikupljaju povratne informacije o kolegijima i nastavnicima. Rezultate je moguće obraditi po nastavniku, kolegiju ili studijskom programu.
* Anketa je anonimna ako za pristup anketi nije potrebno izvršiti autentifikaciju.

Anonimne ankete s povratnom informacijom
Može se koristiti za prijavu neprihvatljivog ponašanja u akademskoj zajednici ili drugih potencijalnih kršenja odredbi etičkog kodeksa. Podnositelj može imati uvid u status prijave pomoću jedinstvenog koda koji se generira tijekom podnošenja prijave.

Izdavanje odgovarajućih potvrdnica o završenim programima izobrazbe.

Modul omogućuje cjelovitu digitalizaciju Knjižice kliničkih vještina i evidenciju praktičnog rada studenata u nastavnim bazama. Sustav integrira strukturirani pregled obveza, elektroničku verifikaciju razina kompetencija (A-D) od strane kliničkih mentora te završne evaluacijske obrasce. Rješenje je dinamički prilagodljivo svim studijskim programima uz automatsko generiranje izvještaja o ispunjenosti obveza.